1. 情報セキュリティへの取り組み

いとうようこオフィス及び行政書士いとうようこオフィスは、お客様からお預かりする個人情報及び業務上知り得た機密情報を保護し、その機密性、完全性、可用性を維持するために、以下の取り組みを実施します。

  • 情報セキュリティ管理体制の確立: 情報セキュリティに関する責任者として私自身が認識し、適切な管理体制を維持します。
  • 情報セキュリティ意識の向上: 常に情報セキュリティに関する最新の知識を習得し、意識向上に努めます。
  • 技術的・物理的対策の実施: 不正アクセス、情報漏洩、改ざん、破壊等から情報資産を保護するため、適切な技術的及び物理的対策を講じます。
  • 継続的な改善: 情報セキュリティ対策の有効性を定期的に評価し、継続的な改善に努めます。

2. 収集する情報の種類と利用目的

当事務所は、行政書士業務の遂行およびウェブサイトの運営等において、以下の情報を収集し、それぞれの目的のために利用します。

  • 個人情報: ご相談、ご依頼、お問い合わせ等を通じてご提供いただく氏名、住所、連絡先（電話番号、メールアドレス）、生年月日、職業、その他業務遂行に必要な個人情報です。
    • 利用目的:
      • アドバイザリー業務の遂行
      • 行政書士業務（許認可申請、査証等の申請、各種手続き等）の遂行
      • ご依頼・ご相談への対応、お客様への連絡
      • ご利用料金の請求および関連事務
      • 当事務所からの情報提供等
  • アクセス情報:
    • 利用目的:
      • ウェブサイトの改善、利便性向上
      • ウェブサイトの利用状況分析、統計データの作成
      • 不正アクセスやサイバー攻撃の検知・防止

3. 情報の管理と保護

私は、お客様からお預かりした情報を厳重に管理し、漏洩、滅失又は毀損の防止、その他安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

  • アクセス制限: 情報へのアクセスは私自身に限定し、業務上不必要なアクセスを防止します。
  • データの暗号化: 個人情報を含む機密性の高い情報は、必要に応じて適切な暗号化技術を用いて保護します。
  • セキュリティソフトウェアの導入: 使用するコンピューターシステムには最新のセキュリティソフトウェアを導入し、ウイルス感染や不正侵入からの保護に努めます。
  • 物理的セキュリティ: 重要書類やデータが保存された機器は施錠管理された場所に保管し、物理的な盗難・紛失を防止します。
  • バックアップ: 不測の事態に備え、定期的に情報のバックアップを実施します。
  • 外部サービスの利用について: 当事務所は、ウェブサイトの機能向上や業務効率化のため、以下の外部サービスを利用する場合があります。これらのサービス利用にあたっては、各サービスのプライバシーポリシー等を確認し、適切な管理を行います。
    • Google Analytics: 当ウェブサイトの利用状況を把握し、サイト改善に役立てるために利用しています。Google AnalyticsはCookieを利用してデータを収集しますが、これらのデータは匿名で収集されており、特定の個人を識別するものではありません。Google Analyticsのデータ収集、処理方法については、Googleのポリシーと規約をご確認ください。
  • 委託先の管理: 業務の一部を外部に委託する場合（例：郵送業務等）は、私自身が同等以上のセキュリティレベルを維持できる委託先を選定し、個人情報保護に関する契約を締結するなど、適切な監督を行います。

4. 第三者への情報提供

私は、法令に定める場合を除き、お客様ご本人の同意なく個人情報を第三者に開示・提供することはありません。ただし、以下の場合を除きます。

  • 法令に基づき開示を求められた場合。
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難なとき。
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難なとき。
  • 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
  • ご依頼いただいた業務の性質上、許認可申請先（各行政機関）や他の関連士業（司法書士、税理士など）への情報提供が必要不可欠な場合（この場合は事前にその旨ご説明し、同意を得るものとします）。

5. 免責事項

当ウェブサイトの利用において、以下の場合は、当事務所は一切の責任を負いません。

  • 当ウェブサイトからリンクされている他のウェブサイトにおける個人情報の取扱いについて。
  • お客様ご自身の不注意または過失によって生じた損害。
  • 天災地変、不可抗力による情報システムの障害。

6. セキュリティポリシーの変更

当事務所は、法令の改正、社会情勢の変化、技術の進歩などに対応するため、このセキュリティポリシーを適宜見直し、改定することがあります。改定後のポリシーは、当ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じるものとします。